自動化を進めるほど、仕事は楽になります。そのかわり、止まったことにも気づけなくなります。恥ずかしい話ですが、ウラカタでも10月17日から22日まで、記事の自動公開が6日間止まっていたのに、誰も気づきませんでした。
正常な日は、何も届きません
そこで、社内で動かしている自動化をまとめて見張る仕組みを作りました。毎朝7時45分に、記事の公開、SNSの時刻どおりの投稿、会社サイトの更新、経理のチェック、パソコンの同期やディスクの空きまでを順に確かめます。
異常があった朝にだけ、メールを1通送ります。 正常な日は0通です。毎日「問題ありません」と届くと、そのうち誰も開かなくなるからです。同じ異常が続いているときは「何日目か」を添えるので、放っておいた日数も分かります。
「正常」の線は、過去の実物で決めました
いちばん手間をかけたのは、何をもって正常とするかの線引きです。机の上で決めると、誤報が増えて結局無視されます。そこで、過去の数週間分のログに見張り番を当て、実際に止まっていた日だけが異常になるところまで調整してから動かしました。初回の朝は、それまで気づいていなかった異常を7件拾いました。
始めてすぐ、サーバー会社の緊急メンテナンスでファイルを更新する入口が止まり、症状だけが十数件ばらばらに出た朝もありました。原因が1行で分からなかったので、入口そのものがつながるかを先に確かめ、つながらなければ「根本原因の候補」としてメールの先頭に出すように直しています。
週に1回は会社サイトも巡回して、リンク切れや、開催が終わった告知が「受付中」のまま残っていないかを見ています。きっかけは、終わった講座の日付がしばらく残っていたことでした。
自動化を入れたら、見張りもセットで
自動化は、入れた日よりも、止まった日のほうが大事です。社内の作業を自動にしたいけれど、止まったときが不安という方は、見張りの作り方からご一緒できます。AI導入の支援やお問い合わせからどうぞ。